Sobre o Processo Digital
Iniciado em Dezembro de 2018, o Processo Digital vem para promover mais eficiência e celeridade nas tarefas diárias. O Processo Digital é muito semelhante ao que conhecemos no meio físico, mas é completamente gerenciado, transmitido e validado por meio eletrônico.
Objetivos do Sistema
Agilidade
Informação disponibilizada de forma imediata.
Economia
Economia de recursos e espaço com manutenção de processos físicos.
Rastreabilidade
Controle sobre a localização e histórico de tramitação do processo, indicando todo o caminho que o processo percorreu.
Segurança de Dados
Segurança, Adequação à LGPD, confiabilidade, certificação digital e impossibilidade de alteração
Capacitação
Capacitação on-line disponibilizada a todos os servidores que irão utilizar o sistema.
Meio Ambiente
Economia de papel, transporte e armazenamento com a utilização do Processo Digital, respeitando a preservação do meio ambiente.
Ciclo do Processo
Etapas do Processo Digital
ETAPA 1 - O primeiro passo é a autuação do processo.
ETAPA 2 - Em seguida ficará disponível um painel onde é possível (criar e editar) e (adicionar e remover) novos documentos. Durante essa etapa é possível criar, adicionar, remover ou editar documentos livremente.
ETAPA 3 - Depois, esses documentos precisam passar pela juntada ao processo. Dessa forma, eles passam a constar oficialmente como parte do processo, sem opção de modificar de nenhuma forma.
Observação: a secretaria pode iniciar quantas vezes for necessário os procedimentos das ETAPAS 2 e 3.
Observação: a secretaria pode iniciar quantas vezes for necessário os procedimentos das ETAPAS 2 e 3.
ETAPA 4 - Aqui o processo pode passar por distribuição, seja para o arquivamento ou passar para outra secretaria/setor de continuidade.
ETAPA 5 - Caso tenha sido tramitado para outra secretaria, esta pode visualizar, mas não modificar o que foi juntado ao processo anteriormente. As ETAPAS 2 e 3 ficam disponíveis para inserção de novos documentos.
Os trâmites entre secretarias podem ocorrer quantas vezes forem necessárias.
Os trâmites entre secretarias podem ocorrer quantas vezes forem necessárias.
ARQUIVAMENTO - Quando o processo cumpriu as exigência ou por determinação.
RETOMADA DO PROCESSO - Mesmo após o arquivamento, caso haja alguma nova atualização, é possível desarquivar o processo e retomar todas as etapas.
Dúvidas Frequentes
Permissões
COMO SOLICITAR PERMISSÕES DE ACESSO NO PROCESSO DIGITAL? - As solicitações para acesso ao Processo Digital deverão ser realizadas somente através do sistema de
Requerimento Digital. Não serão mais aceitos solicitações por email ou ofício.
ONDE E COMO REALIZAR A SOLICITAÇÃO DE PERMISSÃO? - A solicitação poderá ser realizada pelo gabinete da pasta interessada ou pelo setor interessado, desde que atenda
aos requisitos seguindo as seguintes etapas:
- Abra o Sistema de Requerimento Digital, através do link requerimentodigital.praiagrande.sp.gov.br.
- Clique em “Solicitar”.
- Selecione a categoria “Servidor”.
- Escolha o requerimento “Processo Digital”.
- Preencha os dados do servidor que será liberado.
- Realize o upload dos documentos obrigatórios
- Clique em "Enviar".
QUAIS SÃO OS REQUISITOS NECESSÁRIOS PARA A SOLICITAÇÃO? - Os requisitos necessários para a solicitação são:
- Cadastro na área do servidor loginunicointerno.praiagrande.sp.gov.br/cadastro/cadastrar.
- E-mail institucional nominal (Caso não possua, poderá requerer junto à divisão de redes).
- Certificado de conclusão do curso de processo digital.
- Assinatura Digital padrão ICP-Brasil.
- PDF do certificado de conclusão de curso do processo digital (no campo "comprovante de escolaridade").
- PDF do autorizo do secretário da pasta, assinado digitalmente.(Baixar)
COMO ENTRAR NO PROCESSO DIGITAL? -
O Acesso deve ser indicado pelo secretário da pasta informando o tipo de permissão e segue os seguintes requisitos obrigatórios:
- Ter um email institucional nominal
- Ter concluído o curso do processo digital junto a plataforma PG cursos
COMO RECUPERAR A SENHA? -
Na tela de login existe um link para recuperação de senha, que enviará ao seu email institucional uma nova senha!
INCLUSÃO, EXCLUSÃO E ALTERAÇÃO DE SIGLA - Para inclusão e mudanças nas siglas, as solicitações podem ser enviadas diretamente para o email:
processodigital@praiagrande.sp.gov.br,
com autorização do gabinete ou secretário da pasta.
COMO ALTERAR MEUS DADOS? -
Na página inicial, no canto superior direito onde está localizado a identificação do usuário, é possível selecionar através
do menu, a opção: "alterar dados de cadastro", o usúario será encaminhado a área do servidor, onde será possível realizar a atualização.
PRECISO ASSINAR ANTES DE INCLUIR DOCUMENTOS? - O Processo Digital já contém um assinador digital onde obrigatoriamente é solicitado a assinatura na etapa de juntada de documentos.
SE EU INCLUIR UM DOCUMENTO ASSINADO A MINHA ASSINATURA TAMBÉM SERÁ INCLUÍDA? - Sim, o Processo Digital ao identificar que o documento já contém assinatura(s), irá juntar a sua assinatura as demais, porém nesse caso
o Processo Digital não conseguira incluir o Qrcode e o link de acesso à folha para não quebrar as assinaturas anteriores, visto que qualquer edição no conteúdo do documento é visto como uma violação.
QUANTO DEVO DEIXAR DE MARGEM NO RODAPÉ DO DOCUMENTO? - O link de acesso à folha, juntamente com o QrCode que é gerado na primeira assinatura digital,
ocupam 2cm de margem no rodapé do documento.
COMO SOLICITAR UM NOVO TIPO? - As novas solicitações de Títulos, Subtítulos e Texto do Assunto, são analisadas e gerenciadas pelo setor de Arquivo Público Municipal.
O Subtítulo é vinculado ao Título, sendo possível também o cadastro de um texto padrão a ser incluído no Assunto, quando o mesmo for selecionado.
Novas inclusões devem ser solicitadas para o email sead5217@praiagrande.sp.gov.br, em caso de dúvidas, favor entrar em contato pelos ramais 2116 ou 5018.
O Subtítulo é vinculado ao Título, sendo possível também o cadastro de um texto padrão a ser incluído no Assunto, quando o mesmo for selecionado.
Novas inclusões devem ser solicitadas para o email sead5217@praiagrande.sp.gov.br, em caso de dúvidas, favor entrar em contato pelos ramais 2116 ou 5018.
COMO SOLICITO UM NOVO TIPO DE DOCUMENTO? - O tipos de documentos são analisados e gerenciados pelo setor de Protocolo da SEAD, juntamente com o setor de Arquivo Público Municipal.
Novas inclusões devem ser solicitadas para o email seadprotocolo@praiagrande.sp.gov.br
Novas inclusões devem ser solicitadas para o email seadprotocolo@praiagrande.sp.gov.br
QUEM PODE VER OS DOCUMENTOS DO PROCESSO? - Os documentos juntados do processo são exibidos a todos que estão em posse do processo, também é exibido a quem criou o
processo, mesmo que tramita para uma nova área, ou caso esteja em posse do anexo, você poderá visualizar os documentos juntados do processo principal
SOBRE O UPLOAD DE DOCUMENTOS - O Processo Digital aceita documentos no formato PDF/A, respeitando o limite de 20mb por arquivo e um limite de 1gb somando todos os arquivos no momento do upload em conjunto.
Esse limite serve apenas para o upload, não há limite de espaço para os arquivos que forem sendo juntados no andamento do processo.
Vale lembrar a importância de deixar uma margem de 2cm no rodapé do documento, este espaço é utilizado para a gravação do link e Qrcode de acesso ao documento, no momento da assinatura digital.
Esse limite serve apenas para o upload, não há limite de espaço para os arquivos que forem sendo juntados no andamento do processo.
Vale lembrar a importância de deixar uma margem de 2cm no rodapé do documento, este espaço é utilizado para a gravação do link e Qrcode de acesso ao documento, no momento da assinatura digital.
COMO COMPARTILHAR OS DOCUMENTOS DO PROCESSO? - Os documentos do processo podem ser compartilhados na aba "documentos" através do menu lateral, selecione a opção "copiar link do documento"
e ele ficará disponível para ser compartilhado.
COMO CANCELAR A CRIAÇÃO DE UM PROCESSO? - A autuação do processo é uma ação irreversível, devido a assinatura do documento e o registro do numero.
A indicação para estes casos é a juntada de uma cota informando o motivo do erro e posteriormente enviar o processo para o Arquivo da sua secretaria.
COMO CANCELAR UM DOCUMENTO JUNTADO AO PROCESSO? - Não é possível a exclusão de um documento juntado, devido a isso foi desenvolvido a opção "Tornar sem efeito",
nas opções do documento, ao escolher essa opção é inserido uma tarja transversal escrito "SEM EFEITO" no documento, é gravado o usuário, data e motivo do cancelamento.
Esta opção está disponível para a Prefeita (Geral), Secretários (Documentos da sua pasta), setor que criou o processo e setor que criou o documento.
COMO ARQUIVAR UM PROCESSO? - O arquivo é um setor criado para cada secretaria, o processo pode ser enviado ao arquivo
da secretaria que o criou, caso essa secretaria tenha sido extinta, o processo deve ser enviado ao arquivo geral.
COMO DESARQUIVAR UM PROCESSO? - Para desarquivar o processo você deve possuir permissão no arquivo em que ele se encontra e inserir um documento tipo
"Requerimento desarquivamento", enquanto o processo está no arquivo, o mesmo não aceitará a inclusão de novos documentos que não seja deste tipo.